Czy król Julian jest Polakiem? Robotyzacja i automatyzacja procesów biznesowych

W artykule przeczytasz o tym:

• dlaczego polubiliśmy lemura z Madagaskaru
• jak sensownie planować projekty i wdrożenia automatyzacji
• dlaczego Mapowanie procesów w połączeniu z RPA przyniesie wymierną korzyść Twojej firmie

Teraz prędko, zanim dotrze do nas, że to bez sensu!

Znacie ten cytat, prawda? Nic dziwnego, bo zrobił w Polsce furorę i był używany w bardzo różnych kontekstach (w dużej części biznesowych) tysiące razy.

Google podaje, że używając dopasowania do wyrażenia ta fraza pojawia się w wynikach wyszukiwania ponad 9 tysięcy razy.

‍

Tymczasem nieco szokujący może być fakt, że oryginalny odpowiednik tej wypowiedzi króla Juliana czyli angielski cytat "Hurry up, before we all come to our senses!" występuje w analogicznym wyszukiwaniu tylko nieco ponad 2 tysiące razy!

‍

‍

Dlaczego tak bardzo polubiliśmy w Polsce ten cytat lemura?

Może sięgamy po ten cytat dlatego, że wyśmiewa działania realizowane bez przemyślanej strategii i w doskonały sposób piętnuje naszą powszechną biznesową codzienność? Taką, w której chcemy zacząć działać szybko, osiągnąć błyskawiczny efekt, podążać za trendami i na dodatek jeszcze zaoszczędzić? Taką, w której bardziej doceniane jest jakiekolwiek działanie niż jakiekolwiek myślenie?

Może powtarzamy go, aby sobie ciągle przypominać, że nasze działania powinny mieć sens i zanim rozpoczniemy jakikolwiek projekt czy wdrożenie, powinniśmy zdefiniować sobie przynajmniej trzy elementy:

- Cel (goal) czyli dlaczego chcemy zrobić projekt

- Zadania (objectives) czyli jak będziemy realizowali projekt, żeby osiągnąć cel w sposób jak najbardziej efektywny

- Zakres (scope) czyli zestaw konkretnych działań, które wykonamy, aby zrealizować projekt

Ta lista z całą pewnością nie wyczerpuje pełnego zakresu przygotowania się do realizacji projektu, ale na pewno bardzo pomaga w jego strategicznym uzasadnieniu i zwiększa szansę na jego skuteczne wdrożenie.

‍

Jednym z produktów doradczych, które promujemy w Engave jako narzędzie do przygotowania strategii wdrożeń jest Mapowanie Procesów Operacyjnych. Proces mapowania bywa często jednym z ważniejszych narzędzi pomagających w analizowaniu i opisaniu obecnego stanu działania przedsiębiorstwa oraz określeniu sposobów optymalizacji i zmian. O tym, że mapowanie jest też podstawą transformacji cyfrowej pisał już szerzej Michał Romanowski w swoim artykule, który mocno polecam.

Mapowanie doskonale sprawdzi się w przygotowaniu firmy do różnego rodzaju automatyzacji procesów biznesowych (RPA)

Wiele firm szukając oszczędności i odporności biznesowej na aktualne warunki bierze pod uwagę robotyzację i automatyzację procesów. To definitywnie jeden z najważniejszych obszarów transformacji cyfrowych w firmach. Tę tezę wyraźnie potwierdza raport przygotowany przez Deloitte Insights "Automation with intelligence. Pursuing organisation-wide reimagination" z 2020 roku, w którym wzrost globalnego rynku technologii umożliwiających automatyzację procesów, takich jak RPA, szacowany jest na 40.6% rocznie i w 2027 roku osiągnie wartość 25.6 miliarda dolarów! Do tego rozwój usług chmurowych i automatyzacji as-a-service z jednej strony oraz skutki pandemii COVID-19 z drugiej, spowodowały, że liczba przedsiębiorstw, które zaimplementowały już więcej niż 50 automatyzacji w ostatnich 5 latach, podwoiła się, a 78%  ogólnej liczby firm przebadanych w tym raporcie, wdrożyła już pierwsze projekty RPA.

Na naszym rynku sytuacja nie jest jeszcze tak zaawansowana, ale Pirxon nasz Partner, który jest liderem wdrożeń RPA w Polsce sygnalizuje duży wzrost zainteresowania tą dziedziną transformacji cyfrowej również na naszym rynku.

Jak więc mądrze i efektywnie robotyzować i automatyzować procesy w firmie?

Mając w planie automatyzację trzeba przede wszystkim pamiętać, że samo RPA nie zmienia sposobu działania procesu i niczego nie przeprojektowuje. Nie zadaje pytania czy w ogóle musimy wykonywać daną czynność i czy proces, który wybraliśmy do automatyzacji powinien działać tak, jak do tej pory czy może warto go zastąpić innym, bardziej efektywnym. Robotyzacja procesów biznesowych zwykle działa na poziomie zadań, a nie na poziomie całego procesu.

RPA można łatwo połączyć ze zmianami w procesach biznesowych. Jeśli celem automatyzacji procesów biznesowych jest wyjście poza podstawowe oszczędności wynikające z zastąpienia pracy człowieka w celu usprawnienia procesu, to żeby osiągnąć lepsze rezultaty firmy potrzebują dobrego zrozumienia zarówno istniejących procesów biznesowych, jak i nowych procesów, które można zoptymalizować za pomocą technologii.

Niestety wiele firm nie uwzględnia tych szans, które daje sensowna i mądra automatyzacja procesów. Ich implementacje RPA wspierają zastany proces bez jego ulepszania. W rezultacie mogą osiągnąć niewielkie oszczędności, a w wielu przypadkach stracą okazję do radykalnej poprawy wyników procesu, jakości, kosztów i czasów.

I nic w tym dziwnego, bo o ile każdy manager jest w stanie opisać mniej więcej jak wyglądają podstawowe procesy w jego firmie i z jakich kroków się składają, to naprawdę niewielu zdaje sobie sprawę, że taki ogólny opis nie ujawnia wielu ukrytych elementów, które mogą ten proces spowalniać, czynić nieefektywnym, a nawet blokować.

I tu właśnie z pomocą przychodzi Mapowanie Procesów Operacyjnych, dzięki któremu łatwiej jest spojrzeć na proces z szerszej perspektywy i zidentyfikować szczególne przypadki.

Najskuteczniejszym modelem strategicznego i sensownego wdrażania RPA jest schemat:

Zgodnie z taką metodyką, w pierwszym etapie diagnozujemy procesy w organizacji, mające związek z zakładanym celem, które ma zrealizować automatyzacja. Ze stworzonej mapy procesów wybieramy te najbardziej kluczowe dla poprawy efektywności. Jak wiemy procesów w firmie jest wiele i są one bardzo różne. Automatyzacja niektórych z nich, pomimo, że możliwa technicznie, może nie przynieść korzyści.
Z kolei czasami wystarczy wybrać do robotyzacji inny proces, aby poprawa efektywności firmy znacząco wzrosła.

Kolejnym etapem, zanim jeszcze wkroczymy z automatyzacją i narzędziami RPA, jest optymalizacja wybranego procesu. Odwzorowanie dotychczasowego przebiegu, bez zadbania o jego optymalny przebieg, nie jest najlepszą metodą, a dzięki solidnie zmapowanej struktury procesów, łatwo jest znaleźć ewentualne bariery, wąskie gardła i problemy, których naprawa i optymalizacja jeszcze przed automatyzacją przyniesie najlepszy efekt.

Gdy już zadbaliśmy o optymalny przebieg wybranego procesu, możemy przystąpić do jego automatyzacji, dzięki której realizacja zadań w istniejącym systemie informatycznym, będzie się odbywała szybciej, taniej i bez ingerencji człowieka.

‍

Podsumowując - sensowne połączenie robotyzacji procesów z ich wcześniejszym mapowaniem pozwoli Ci:

• zdiagnozować najmniej efektywne procesy w swojej firmie
• zoptymalizować procesy zanim zaczniesz je automatyzować
• zautomatyzować procesy w najbardziej efektywny sposób

‍

Jeśli masz zamiar wdrożyć automatyzację procesów w swojej firmie i chcesz to zrobić w zupełnie innej filozofii niż ta preferowana przez króla Juliana, odezwij się do nas i wypełnij formularz na dole strony. Razem z Pirxon przygotujemy dla Ciebie naprawdę sensowną ofertę!