Ten artykułu przygotowano z myślą o menedżerach sprzedaży i marketingu, którzy widzą wartość w mapowaniu procesów, ale mają problem z przekonaniem do tego Zarządu i/lub dyrektorów finansowych. Równocześnie został on przygotowany w taki sposób, aby częściowo skorzystały z niego również osoby pracujące w innych działach.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jakie typy argumentów najlepiej trafiają do Zarządu

• Jak należy myśleć o mapowaniu procesów

• 5 korzyści wynikających z mapowania procesów sprzedażowych

• Jak tanio przetestować mapowanie procesów w swojej firmie

3 typy argumentów, które są zawsze ciepło przyjmowane przez Zarząd

Aby przekonać kogoś do swojej racji, musisz umieć szarpnąć za odpowiednie struny. Zatem nawet jeśli przygotowane przez Ciebie argumenty będą dobre, to i tak wartość każdego z nich będzie subiektywnie oceniana przed odbiorcę. Innymi słowy, to co przemawia do Ciebie, nie musi przekonywać innych. I na odwrót.  

Argumentów nie należy liczyć lecz ważyć
‍Cyceron

Zauważ, że na osoby zarządzające i dyrektorów finansowych zawsze działają argumenty pokazujące działanie, które przyniesie:

• zysk firmie

• oszczędności firmie

• znaczące usprawnienia, które w rezultacie wpłyną na ww. punkty

Przygotowując argumentacje warto też pamiętać, że występują 2 kierunki motywacji. Pierwszy to chęć uniknięcia czegoś, co już wystąpiło w przeszłości lub istnieje ogromne ryzyko, że wystąpi w przyszłości. Drugi to chęć osiągnięcia czegoś w przyszłości. 

Mapowanie procesów dostarcza rzetelnych informacji. Pytanie co z tymi informacjami zrobisz?

Należy to bezwzględnie podkreślić, mapowanie samo w sobie nie rozwiązuje problemów. Mapowanie procesów dostarcza informacji, na podstawie których Zarządzający może podjąć działania wymagające akcji naprawczej lub doskonalenia. Innymi słowy, mapowanie procesów w dziale sprzedaży to rzetelnie przygotowany punkt wyjścia do rozważań nt.:

• jakie zmiany mogą zoptymalizować obecne procesy sprzedażowe?​

• jak planowane zmiany wpłyną na inne działy współpracujące ze sprzedażą?​

• co chcemy wiedzieć o kliencie, czytaj: jakie dane chcemy zbierać i analizować?
  

Dokładnie przygotowane diagramy-mapy i karty procesów to nic innego jak baza dla rozmowy o zmianach. Baza, która zbiera i porządkuje fakty. Baza, która ucina dyskusje o subiektywnych odczuciach i wszelkiego typach „wydajmisiach” (wydaje mi się).

Pamiętaj!  
To, ile firma może zaoszczędzić lub zyskać, zależy od typów i skali problemów, jakie uda się zaobserwować w czasie przeprowadzania mapowania procesów oraz (przede wszystkim!) od wdrożonych działań naprawczych.

5 korzyści wynikających z mapowania procesów sprzedażowych

Poniżej przygotowaliśmy zbiór korzyści. Na ich bazie możesz opracować silne argumenty przemawiające za mapowaniem procesów sprzedażowych.  

1. Procesy, ​które usprawniają sprzedaż​

Diagram-mapa procesu, poprzez wizualizację przepływów procesu pomaga dostrzec, gdzie i jak można usprawnić analizowany proces. Dział sprzedaży będzie pracować wydajniej, gdy analizując mapy procesów, zdecydujesz się zoptymalizować je na przykład poprzez:​

1. wdrożenie automatyzacji prostych czynności i wykorzystanie uwolnionych zasobów do innych, bardziej złożonych zadań​

2. dostosowywanie procesu do najlepszego sprzedawcy, co może „podciągnąć” wyniki sprzedaży pozostałych handlowców​  

3. optymalizację procesu kontroli sprzedaży i procedur naprawczych w przypadkach, gdy coś poszło nie tak​

4. standaryzację niektórych czynności, aby zmniejszyć liczbę popełnianych błędów ​
‍

2. Lepiej dobierzesz system CRM dla swojej firmy
   

Analiza procesów (mapowanie i opis) pomaga uświadomić sobie jakie funkcje musi mieć CRM i jakie dane przetwarzać. ​Dzięki temu:

1. łatwiej stworzysz zapytanie ofertowe 

• wiem o co mam zapytać / co mam sprawdzić​

• wiem co chcę mierzyć i widzieć w raportach z CRM-u​

2. testując CRM świadomie sprawdzisz obecność i działanie potrzebnych Ci funkcji ​

3. będziesz wiedzieć kto powinien korzystać z systemu ​

• wiem ile licencji będzie potrzebne​

• wiem jakie uprawnienia muszą mieć przyszli użytkownicy CRM-u​

4. decyzję zakupową podejmiesz z większą pewnością, że jest ona dobra

Porządne przygotowanie się do wyboru i wdrożenia systemu CRM w firmie jest szalenie ważne. Zwłaszcza że, jak pokazują badania:
- jest to decyzja na lata: aż 52% firm korzysta z systemu CRM powyżej 5 lat,
- dokonanie trafnego wyboru nie jest zadaniem prostym: tylko 26% firm jest w pełni zadowolonych z posiadanego systemu CRM [1].

3. Lejki, ​które sprzedają lepiej​
   

Mapy procesów ułatwiają tworzenie optymalnych lejków sprzedażowych. Czyli takich, dzięki którym:

1. możesz otrzymywać bardziej wartościową informację zwrotną o tym jak przebiega sprzedaż, i które z etapów potrzebują większej uwagi​

• wiem na jakim etapie procesu sprzedażowego pojawiają się problemy, tracimy szanse sprzedaży lub który etap procesu sprzedaży trwa nieuzasadnienie długo​

2. handlowcy w systemie CRM rejestrują wszystko i tylko to, co rzeczywiście potrzeba do efektywnej sprzedaży i zarządzania nią

3. proces sprzedaży przebiega zgodnie z przyjętym, sprawdzonym standardem​

• mniej błędów popełnianych przez sprzedawców np. dla każdego leada lub szansy sprzedaży jest kompletowana niezbędna dokumentacja
  ‍

4. Zależności, które zobaczę i zrozumiem
   

Diagramy-mapy uzupełnione o Karty Procesów, zawierające podstawowe informacje o procesie, umożliwiają łatwiejsze podejmowanie decyzji. Wystarczy jeden rzut oka, aby mieć jasny obraz bieżącej sytuacji. Dzięki temu wiesz np.:  

• jakie i ile procesów występuje w sprzedaży i jak są one powiązane między sobą i innymi działami​ firmy

• jakie osoby uczestniczą i za co są odpowiedzialne w procesie​

• jaka jest kolejność poszczególnych czynności w procesie​

• jaki jest cel i oczekiwany rezultat każdego procesu​

‍

5. Handlowcy,​ których szybko wdrożę

Mapowanie ułatwia przygotowanie programu onboardingowego. Dzięki zestawowi Diagram-mapa i Karta Procesu nowy pracownik:

• błyskawicznie zdobywa dokładną wiedzę np. o wzajemnej sieci połączeń między działami​

• wie do kogo ma się zwrócić przy wykonywaniu danego zadania​

• od razu korzysta z wypracowanych przez organizację metod​

• nie błądzi po labiryncie dezinformacji​

• czuje się zaopiekowany w pierwszych dniach pracy​

• ułatwia przeszkolenia handlowców podczas wdrażania zmian, w tym systemu CRM​
  
  ‍

Testuj bez większego ryzyka

Mapowanie procesów jak każdy projekt, składa się z 3 zasobów: czasu, pieniędzy i zasobów ludzkich.

Aby przybliżyć Państwu wartości, jakie niesie Mapowanie Procesów opracowaliśmy w Engave „próbną” usługę Mapowania Procesów Sprzedażowych. Dzięki niej można szybko i łatwo stwierdzić czy mapowanie procesów jest rozwiązaniem odpowiadającym na potrzeby Twojej organizacji.  

[1] Computerworld, System CRM w średnich i dużych przedsiębiorstwach – badanie redakcyjne, 01.2020 r. [PDF, e-book]. Dostęp 27.07.2021 r. https://www.computerworld.pl/whitepaper/3191-Raport-z-badania-Computerworld-System-CRM-w-srednich-i-duzych-przedsiebiorstwach.html