Czy o pracy zdalnej powiedziano już wszystko?

Powiedziano bardzo wiele. Ale czy wszystko? Okazuje się, że nigdy w jednym artykule ani w jednym produkcie. Każde opracowanie dotyczy albo sfery rozwiązań IT albo (odrębnie) sfery psychologicznej i zespołowej. W ten sposób pozostajemy sami w jednym lub w drugim aspekcie bez spójnego podejścia. Sedno sprawy tkwi w kompleksowym przygotowaniu firmy do stałej i efektywnej pracy online, bez pomijania aspektu zespołu, uwarunkowań osobistych jego członków i oczywiście rozwiązań IT: softu i hardware’ u.

Praca online w domu

Od kilku miesięcy zostaliśmy zmuszeni do zaakceptowania takiej formuły współpracy, niezależnie od tego, czy dobrze czujemy się pracując zdalnie czy potrzebujemy spotkań osobistych. W tej przymusowej i nagłej sytuacji większość firm zaczęła działać chaotycznie i bez planu. Pomimo mijających miesięcy niewiele w tej kwestii się zmieniło zarówno w sferze publicznej jak i w obszarze firm prywatnych.

A przecież każde działanie powinno mieć zidentyfikowany i jasno określony cel. Powinno być strategicznie zaplanowane w sposób zdecydowanie oderwany od tymczasowości sytuacji covidowej. Obserwując rynek wciąż działający niespójnie stworzyliśmy w naszym zespole rozwiązanie strategicznie dobrane do naszych potrzeb. Na jego podstawie i w oparciu o doświadczenie powstała Platforma Pracy Zdalnej.

Mam szczęście współpracy z niesamowitymi ekspertami, kreatywnymi ludźmi i doświadczonymi specjalistami. Dzięki temu zadbaliśmy o każdy aspekt zdalnej i indywidualnej pracy zespołowej. Zastosowaliśmy nie tylko narzędzia IT, zadbaliśmy o cały proces od początku do końca efektywizując dotychczasowe działania. To doświadczenie pracy zdalnej przekładamy również na pracę stacjonarną (pracujemy w modelu, naprzemiennym hybrydowym).

Stosowane narzędzia mają realizować cele biznesowe i obejmować każdy aspekt działalności firmy, otoczenia rynkowego i pracy samego zespołu. Naszym celem było przygotowanie rozwiązań, które dają możliwość ciągłej i efektywnej pracy zdalnej.

Ważny był też aspekt zapewnienia zarządowi i menedżerom pełnej kontroli zdalnej nad firmą. Nie chcieliśmy się pozbawiać bieżącego monitoringu wskaźników i wykonania planu. Do tego służy nam jeden kompleksowy system – oprogramowanie w chmurze, z dostępem z każdego miejsca na świecie, nawet przy nieco słabszym internecie.

Strategia oraz wdrożona przez nas platforma, daje także możliwość delegowania zadań oraz współpracy zespołowej. Dzięki współdzielonym dokumentom, danym i projektom, nie dublujemy pracy, zapobiegamy też lukom w odpowiedzialności. Każdy większy projekt ma przydzielonego PM - a odpowiedzialnego za dany obszar od A do Z. Co wcale nie oznacza, że mamy kilkunastu project managerów na pokładzie. Każdy z nas przyjmuje na siebie właścicielstwo jakiegoś produktu lub projektu, bierze odpowiedzialność za efekty biznesowe i wykonanie zadania w czasie. Jednocześnie odpowiada za motywację i energię oraz zasoby i narzędzia niezbędne do wykonania danego projektu w zespole, który sam dobiera do współpracy 😊

Home office a bezpieczeństwo danych

Oczywiście pamiętamy o bezpieczeństwie danych. Wykorzystujemy do tego nie tylko bezpieczne połączenia, hasła, tokeny itp. Ale także szyfrowanie danych i dokumentów, bezpieczne podpisy elektroniczne, systemy elektroniczne do składania zamówień, ale także rozwiązania prawne, w tym oczywiście w zakresie RODO i bezpieczeństwa oraz tajności danych naszych klientów i partnerów biznesowych. Back up danych to podstawa, która wbrew pozorom wcale nie jest wdrożona w większości firm. W Twojej prawdopodobnie też nie… żyjemy w tym obszarze na poziomie mitów. Najpopularniejszym z nich jest, że Twoja poczta backupuje się sama. Niestety nie. W każdej chwili możesz utracić dane przez błąd ludzki lub atak ransomware’owy (wymuszenie okupu w zamian za odzyskanie danych). Dobra komunikacja przybrała dzisiaj dla nas też nowe znaczenie – jest to już dzisiaj także zestaw narzędzi, które płynnie ze sobą współpracują i wymieniają dane.

Od lat jesteśmy ekspertem w zakresie infrastruktury dzięki czemu pracujemy na najnowocześniejszej, bezpiecznej, i wydajnej infrastrukturze. Niezależnie od tego czy Twoja firma korzysta z własnych serwerów, z rozwiązań chmurowych, czy nie masz jeszcze żadnych zasobów, wybierz konfigurację hadrware’ u, która zapewni Ci co najmniej stałą kontrolę zasobów używanych przez pracowników, administrowanie sprzętem i zdalną możliwość kontroli, gdzie jest Twój sprzęt i jak jest w danym momencie wykorzystywany oraz zabezpieczony.

Kompleksowe podejście, oczywiście oznacza zadbanie o ludzi i ich zadowolenie. A wdrożenie systemu pracy zdalnej jest zmianą, która rodzi problemy, czasami opór. Uwypukla też brak kompetencji w cyfrowym obszarze. I jak każda zmiana wymaga przygotowania, planu i zapewnienia dostępu do wiedzy. Nasz program obejmuje szkolenia techniczne (IT), sprzętowe, systemowe, mentoring,wsparcie motywacyjne oraz ewaluację. I często wiele innych, na których zapotrzebowanie pojawia się już w trakcie procesu.

Poszczególne wdrożenia odbyły się przede wszystkim po solidnej analizie sytuacji bieżącej i zapotrzebowania. Wykorzystaliśmy do tego mapowanie procesów. Oceniliśmy gdzie są nasze słabe punkty. Wzięliśmy pod uwagę realizację strategii i ustalonych wcześniej (czasami zmodyfikowanych ze względu na sytuację) celów biznesowych.

Dosyć kompleksowo, nieprawdaż? A jest to tylko skrócony opis całego procesu jaki sami przeszliśmy i jaki przeprowadzamy u klientów. Pomimo znacznego poziomu szczegółowości proces taki przeprowadzamy bardzo szybko. Często dotykając nawet zmiany modelu sprzedaży. Żyjemy w momencie, w którym zmiana musi dokonać się szybko… i w całym pośpiechu, otoczeniu imperatywów, jest jeden niepomijalny aspekt: ludzie.

‍