O losie przedsiębiorcy! Czyli jak wybrać ERP-a idealnego i czy na pewno go potrzebujesz?

Jeśli jesteś właścicielem firmy to zdajesz sobie sprawę, że im więcej zdobywasz klientów i Twój biznes szybciej się rozrasta, tym więcej pojawia się… problemów.

Wraz ze zwiększoną liczbą klientów rośnie liczba nowych pracowników. Możliwe też, że zaczynasz poszerzać ofertę produktów lub usług. I choć cieszy cię taki rozwój wydarzeń, to na pewno dojdziesz w tym rozwoju do momentu, kiedy codzienne procesy staną się na tyle skomplikowane i czasochłonne, że będziesz potrzebował wsparcia w odpowiednim systemie, który pomoże Ci ten wzrost sensownie ogarnąć. Zaczynasz pytać, szukać, zastanawiać się i... pojawia się on. ERP.

‍

Czym jest ERP?

Termin ERP (ang. Enterprise Resource Planning – Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa). Według jednej z licznych definicji, ERP jest to oprogramowanie, które unifikuje i integruje dane pochodzące z różnych gałęzi organizacji, pomagając firmie zautomatyzować większość żmudnych i czasochłonnych procesów.

W dzisiejszym, cyfrowym świecie, wszystkie dane są generowane gromadzone w sposób ciągły, w czasie rzeczywistym. Jednak, aby stały się one dla nas przydatne w codziennej pracy, trzeba umiejętnie je wyszukiwać i umieć z nich korzystać. A jak to zrobić, jeżeli przechowywane są w różnych formatach i w różnych miejscach, rozsianych po całej organizacji?

System ERP pozwala uporządkować wszystkie informacje i przechowywać je w jednym miejscu – scentralizowanej bazie danych. Dzięki temu, każda osoba z organizacji ma łatwy dostęp do interesujących ją danych w sposób natychmiastowy. Dzięki operacjom analitycznym wewnątrz systemu łatwiej jest też osobom zarządzającym podejmować słuszne decyzje biznesowe. Dane są pozyskiwane z każdego modułu i przechowywane w scentralizowanym miejscu, eliminując powielaną pracę i całkowicie eliminując błędy. W zależności od stanowiska pracownika, może on uzyskać dostęp do potrzebnych informacji w całości lub w części, za pomocą zaawansowanego pulpitu operacyjnego, może również sprawnie generować na jego podstawie raporty.

Jeśli zarząd chce na przykład sprawdzić płynność finansową firmy lub oddziału, może to zrobić za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Jeśli HR chce śledzić współczynnik frekwencji, ERP pomaga im generować miesięczne raporty dla każdego zespołu.

Jednym słowem system ERP to grupa ściśle powiązanych ze sobą modułów, które działają wielopoziomowo, ułatwiając procesy biznesowe. Moduły są wdrażane według potrzeb organizacji i modeli biznesowych, tak, aby usprawnić wszystkie procesy poprzez automatyzację wprowadzania danych, obliczeń, analiz i generowania prewencyjnych obserwacji.

‍

Zastosowanie ERP

Ogólnie rzecz biorąc, systemy ERP są wdrażane, gdy rozwój organizacji zaczyna przekraczać zdolność kadry kierowniczej do koordynowania i wykonywania codziennych zadań.

Sposoby wykorzystania wszystkich modułów ERP jako całości, można streścić w poniższej liście:

• Monitorowanie w czasie rzeczywistym różnych procesów wewnątrz firmy, jak również zależności zewnętrznych (dostawców, klientów)
• Automatyzacja procesów biznesowych w celu delegowania odpowiedzialności za wykonanie różnych zadań
• Ujednolicenie obiegu dokumentów
• Zbieranie informacji z wielu punktów kontaktowych, poprzez ręczne wprowadzanie danych i umiejscawianie je w jednej, dostępnej w zależności od poziomu dostępu bazie
• Generowanie raportów postępu i sugerowanie strategii planowania awaryjnego w przypadku nieprawidłowości. 
  ‍

Dlaczego ERP?

ERP pomaga połączyć wszystkie swoje podstawowe operacje biznesowe, systemy, aplikacje i procesy w jedną platformę. ERP oferują szeroką gamę opcji, od zamówień i rozliczeń, przez systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM), do zapasów i zarządzania produkcją, a to ciągle nie wyczerpuje jego możliwości.

Rozwiązanie ERP jest używane do ujednolicenia i koordynacji wszystkich tych procesów, automatyzacji zarządzania workflow, przyspieszenia przepływu danych i zmniejszenia wypisywania raportów do absolutnego minimum. To daje użytkownikom kompleksowy przegląd istniejących operacji zapewnia, że wszyscy interesariusze organizacji pracują w ścisłej koordynacji ze sobą, aby osiągnąć wspólne cele i zadania w sposób terminowy.

‍

Największe benefity wynikające z wdrożenia ERP w firmie:

1. Większa wydajność
   Jedną z ważniejszych zalet systemów ERP jest zwiększanie wydajności firmy. Korzystając z oprogramowania ERP, będziesz w stanie wyeliminować powtarzające się zadania i procesy.
2. Pełna przejrzystość danych
   Przy prawidłowym korzystaniu z oprogramowania ERP można mieć pełną widoczność procesów operacyjnych i dostęp do widoku zrealizowanych zadań w każdym z działów.  
3. Właściwe planowanie i prognozowanie
   Oprogramowanie ERP zapewnia użytkownikom i menedżerom narzędzia oraz zasoby, które są potrzebne do tworzenia bardziej realistycznych szacunków i skutecznych prognoz.
4. Ujednolicone informacje
   ERP jest to oprogramowaniem, które działa jako centralny ośrodek danych, w którym mieszczą się wszystkie istotne informacje wymagane do efektywnego funkcjonowania Twojej firmy. Dzięki jednolitym danym poszczególne działy mają narzędzia do zarządzania codziennymi operacjami.
5. Oszczędność kosztów
   ERP pomaga zmniejszyć koszty administracyjne i operacyjne. W ten sposób, można wydać pieniądze na inne obszary, które są znacznie bardziej wymagające pod kątem wydatków i inwestycji.
6. Zawsze aktualne dane
   Oprócz aktualizacji danych w czasie rzeczywistym, oprogramowanie ERP pomaga uspójnić je, co w efekcie minimalizuje ryzyko popełnienia błędu 
   ‍

Jak wybrać najlepszy ERP dla swojej firmy?

Systemów ERP dostępnych na polskim rynku jest od... bardzo dużo. A trzeba mieć świadomość, że jako system, który bardzo mocno wnika w strukturę i procesy firmy oraz angażuje dużą grupę pracowników, nie jest systemem ani łatwym, ani tanim we wdrożeniu.

Dlatego dobrze trzeba przemyśleć jego zakup. Aby choć trochę ułatwić przedsiębiorcom wybór odpowiedniego ERP-a, który spełni wszystkie wymagania firmy, udostępniamy BEZPŁATNĄ WYSZUKIWARKĘ ERP, która na podstawie danych o Twojej branży oraz budżecie, zaproponuje Ci najlepsze dostępne rozwiązania.

Jeżeli natomiast ogólne wyszukiwanie to dla Ciebie za mało, jesteśmy przygotowani na to, aby udzielić Ci kompleksowej pomocy w tym zakresie. Wystarczy, że zgłosisz się do nas, a wsolnie przygotujemy dokument SPECYFIKACJI WYMAGAŃ BIZNESOWYCH.

‍

Jakie są zalety Specyfikacji Wymagań Biznesowych?

1. Będziesz pewien, że spisane wymagania nie stanowią listy życzeń, lecz jest to zbiór przemyślanych potrzeb z każdego obszaru.
2. Wymagania są uporządkowane, skonsultowane ze wszystkimi odpowiednimi osobami w firmie.
3. Potrzeby Twojej firmy są opisywane zgodnie z odpowiednią metodologią, a dokument możesz wykorzystywać również jako załącznik do Opisu Przedmiotu Zamówienia, którego wymaga producent wybranego przez Ciebie ERP-a 

Niedokładnie przemyślane wdrożenie ERP-a, może skończyć się porażką i stratą ogromnych pieniędzy. Dlatego zanim zdecydujesz się na inwestycję za kilkadziesiąt lub kilkaset tysięcy złotych, przygotuj z nami dokument Specyfikacji Wymagań Biznesowych, który pozwoli Ci uniknąć wielu kosztownych problemów przy wdrażaniu systemu ERP w Twojej firmie.

Powodzenia!