Praca zdalna znów na pierwszych stronach gazet!

O pracy zdalnej dużo mówi się i pisze, ale wciąż nie omówiono wszystkich ważnych kwestii. Dotychczasowe materiały skupiały się albo na technologii, albo na ludziach, a trzeba wziąć pod uwagę obie te rzeczy. Najważniejsze jest, żeby firma dobrze się przygotowała do pracy zdalnej i zapewniła pracownikom odpowiednie narzędzia oraz wsparcie, a także zwracała uwagę na potrzeby zespołu i indywidualnych pracowników.

W dniu 13 stycznia 2023 roku Sejm zatwierdził nową ustawę dotyczącą pracy zdalnej, która zastąpi dotychczasową formę telepracy. Zmiany w Kodeksie pracy i innych ustawach wprowadzają nowe przepisy dotyczące pracy z domu. Nowe zasady wejdą w życie po 2 miesiącach od dnia ogłoszenia ustawy, czyli dokładnie 7 kwietnia 2023 roku.

Praca zdalna to wykonywanie pracy w miejscu uzgodnionym między pracownikiem i pracodawcą, z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość. Pracownik może wykonywać pracę w pełnym lub częściowym wymiarze czasu, zarówno zdalnie, jak i w siedzibie pracodawcy lub innym miejscu pracy, o ile tak zostało uzgodnione w umowie. Miejsce wykonywania pracy zdalnej musi być uzgodnione przez obie strony i może być wskazane jako konkretny adres lub bardziej ogólnie jako każde miejsce zamieszkania pracownika. W przypadku wyboru tego drugiego, pracodawca może wymagać od pracownika informowania go o każdej zmianie miejsca pracy zdalnej.

Uzgodnienie oraz polecenie pracy zdalnej

Po pierwsze, istnieją okoliczności, kiedy to pracodawca może narzucić pracownikowi konieczność wykonywania pracy w formie zdalnej. Jest to możliwe:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

WAŻNE!

Skierowanie pracownika do pracy zdalnej będzie możliwe, jeżeli pracodawca nie będzie mógł zapewnić właściwych warunków bhp z powodu działania siły wyższej.

Warunkiem narzucenia pracownikowi obowiązku świadczenia pracy zdalnej w powyższych okolicznościach jest jednak uprzednie złożenie przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w tej formie.

Drugim z wyjątków, kiedy praca zdalna nie wymaga uzgodnienia, ale może być narzucona przez jedną ze stron - w tym przypadku pracownika - jest sytuacja, gdy pracownik jest:

• rodzicem dziecka, które posiada zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu
• lub gdy dziecko legitymuje się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.  

Pracownik może również złożyć wniosek o pracę zdalną, jeśli:

• jest w ciąży,  

• wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,  
• sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym,  

Jeśli pracownik należący do ww. grupy złoży wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, pracodawca ma obowiązek zaakceptować wniosek pracownika, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy.

Obowiązki pracodawcy wynikające z pracy zdalnej

Pracodawca, w którego zakładzie pracy wykonywana jest praca zdalna będąca stałym elementem zatrudnienia, jest zobowiązany między innymi:

• zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej albo uzgodnić zasady wykorzystywania narzędzi własnych pracownika przy jednoczesnym zwrocie kosztów lub ustaleniu odpowiedniego ekwiwalentu albo ryczałtu z tego tytułu,
• zapewnić instalację, serwis, konserwację ww. narzędzi pracy lub pokryć niezbędne koszty związane z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją lub zwrócić jego koszty albo wypłacić ekwiwalent albo ryczałt z tego tytułu,
• pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub wypłacić ekwiwalent albo ryczałt z tego tytułu,
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Obowiązki, o których mowa powyżej, nie mogą być zniesione w drodze porozumienia pracodawcy i pracownika. Pracownik nie może się też zrzec roszczenia o ich wypełnienie. Tyle Kodeks Pracy na temat pracy zdalnej.

Jak się odnaleźć w nowej sytuacji? Trzeba się przystosować.

Pozostaje oczywiście aspekt dostępu do narzędzi, które mają realizować cele biznesowe i obejmować każdy aspekt działalności firmy i jeszcze ważniejszy – aspekt pracy zespołu – wszystkich jego członków.

Zarząd i managerowie muszą mieć zapewnioną pełną kontrolę nad pracą zdalną, a najlepiej pełną zdalną kontrolę nad firmą. Muszą na bieżąco kontrolować wskaźniki i realizację planów poszczególnych pracowników. Pracownicy muszą mieć dostęp do zasobów firmy i możliwość stałego kontaktu z pozostałymi członkami zespołu.  

Najłatwiej będzie to zrobić w oparciu o kompleksowy system – oprogramowanie w chmurze, z dostępem z każdego miejsca na świecie.  

Praca zdalna lub hybrydowa wymaga wdrożenia

Strategia oraz wdrożona przez nas platforma, daje także możliwość delegowania zadań oraz współpracy zespołowej. Dzięki współdzielonym dokumentom, danym i projektom, nie dublujemy pracy, zapobiegamy też lukom w odpowiedzialności. Każdy większy projekt ma przydzielonego PM - a odpowiedzialnego za dany obszar od A do Z. Co wcale nie oznacza, że mamy kilkunastu projekt managerów na pokładzie. Każdy z nas przyjmuje na siebie właścicielstwo jakiegoś produktu lub projektu, bierze odpowiedzialność za efekty biznesowe i wykonanie zadania w czasie. Jednocześnie odpowiada za motywację i energię oraz zasoby i narzędzia niezbędne do wykonania danego projektu w zespole, który sam dobiera do współpracy 😊

Home office, a bezpieczeństwo danych

Oczywiście pamiętamy o bezpieczeństwie danych.  

Wykorzystujemy do tego nie tylko bezpieczne połączenia, hasła, tokeny itp. ale także szyfrowanie danych i dokumentów, bezpieczne podpisy elektroniczne, systemy elektroniczne do składania zamówień, ale także rozwiązania prawne, w tym oczywiście w zakresie RODO i bezpieczeństwa oraz tajności danych naszych klientów i partnerów biznesowych.  

Backup danych to podstawa, która wbrew pozorom wcale nie jest wdrożona w większości firm. W Twojej prawdopodobnie też nie… żyjemy w tym obszarze na poziomie mitów.  

Najpopularniejszym z nich jest, że Twoja poczta backupuje się sama. Niestety nie. W każdej chwili możesz utracić dane przez błąd ludzki lub atak ransomware’owy (wymuszenie okupu w zamian za odzyskanie danych).  

Dobra komunikacja przybrała dzisiaj dla nas też nowe znaczenie – jest to już dzisiaj także zestaw narzędzi, które płynnie ze sobą współpracują i wymieniają dane.

Od lat jesteśmy ekspertem w zakresie infrastruktury IT dzięki czemu pracujemy na najnowocześniejszej, bezpiecznej i wydajnej infrastrukturze. Niezależnie od tego czy Twoja firma korzysta z własnych serwerów, z rozwiązań chmurowych, czy nie masz jeszcze żadnych zasobów, wybierz konfigurację sprzętu IT, która zapewni Ci co najmniej stałą kontrolę zasobów używanych przez pracowników, administrowanie sprzętem i zdalną możliwość kontroli, gdzie jest Twój sprzęt i jak jest w danym momencie wykorzystywany oraz zabezpieczony.

Kompleksowe podejście, oczywiście oznacza zadbanie o ludzi i ich zadowolenie. A wdrożenie systemu pracy zdalnej jest zmianą, która rodzi problemy, czasami opór. Uwypukla też brak kompetencji w cyfrowym obszarze. I jak każda zmiana wymaga przygotowania, planu i zapewnienia dostępu do wiedzy. Nasz program obejmuje szkolenia techniczne (IT), sprzętowe, systemowe, mentoring, wsparcie motywacyjne oraz ewaluację. I często wiele innych, na których zapotrzebowanie pojawia się już w trakcie procesu.

Poszczególne wdrożenia odbyły się przede wszystkim po solidnej analizie sytuacji bieżącej i zapotrzebowania. Wykorzystaliśmy do tego mapowanie procesów. Oceniliśmy, gdzie są nasze słabe punkty. Wzięliśmy pod uwagę realizację strategii i ustalonych wcześniej (czasami zmodyfikowanych ze względu na sytuację) celów biznesowych.

‍

POZNAJ REFERENCJE NASZYCH KLIENTÓW >>>

‍

Dosyć kompleksowo, nieprawdaż? A jest to tylko skrócony opis całego procesu jaki sami przeszliśmy i jaki przeprowadzamy u klientów. Pomimo znacznego poziomu szczegółowości proces taki przeprowadzamy bardzo szybko. Często dotykając nawet zmiany modelu sprzedaży. Żyjemy w momencie, w którym zmiana musi dokonać się szybko… i w całym pośpiechu, otoczeniu imperatywów, jest jeden niepomijalny aspekt: ludzie.  

Każde przedsiębiorstwo, bez względu na swoją wielkość, wymaga obsługi administracyjnej oraz wsparcia zarówno Managementu, jak i wszystkich pracowników w ich codziennej pracy. Duże firmy często decydują się na uwzględnienie w swojej strukturze działu/ departamentu administracji. Natomiast średnie i mniejsze przedsiębiorstwa rozwiązują swoje zapotrzebowanie na taką asystę poprzez dedykowane stanowisko administratora biura bądź wprowadzając szerszy zakres obowiązków dla recepcji czy asystentki/ -ta.  

Bez względu na przyjęty model na barkach tych osób spoczywa odpowiedzialność za zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura, przygotowywanie zestawień i prezentacji w PowerPoint, obieg dokumentów, czy też obsługę spotkań i eventów firmy (zarówno tych na żywo jak i online). W zależności od branży, wielkości i przyjętych zasad funkcjonowania firmy, nie sposób przełożyć 1:1 obowiązków wykonywanych przez pracowników administracji, ale w każdym przypadku wszystko sprowadza się do sprawnej organizacji.  

Na rynku dostępne są najróżniejsze aplikacje oraz programy ułatwiające wykonywanie całego wachlarza zadań administracyjnych. Jednak nie każdą firmę stać na specjalistyczne oprogramowanie. Ale czy tak naprawdę jest ono niezbędne? Na szczęście nie.  

Często wystarczy Nam sama platforma Microsoft 365, która udostępnia narzędzia Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) w chmurze oraz przestrzeń dyskową do przechowywania plików i dzielenia się nimi online ze współpracownikami. Aplikacja, która nie tylko ułatwia codzienną pracę administracyjną, a także zapewnia efektywną pracę zdalną z każdego miejsca mającego dostęp do Internetu.  

O samym Microsoft 365 dowiesz się więcej z naszego artykułu >>> 7 powodów, dlaczego warto przejść na platformę Microsoft 365.

Jak można wykorzystać podstawowe narzędzia Microsoft 365 w codziennej pracy administracyjnej? W pierwszym z artykułów poruszający te zagadnienie rozpocznę od poruszenia kwestii kalendarza.  

Microsoft 365 i zsynchronizowany online kalendarz w Outlook

Tak właśnie! Kalendarz w agencie pocztowym Outlook niby banalny, a jednak nieoceniony i niezbędny w codziennej pracy. Bo jak inaczej skoordynować liczne spotkania, terminy przeglądów okresowych, czy przedłużenia polis? Dawno, dawno temu osoba zajmująca się sprawami administracyjnymi była skazana na klasyczny książkowy kalendarz, w którym dokonywała wpisów. Dziś na szczęście mamy do swojej dyspozycji kalendarz w Outlooku w postaci łatwego i przejrzystego narzędzia, dzięki któremu szybko i wygodnie można wszystko zaplanować.  

Jego główną zaletą jest synchronizacja:

• ze skrzynką pocztową Outlook, a nawet Gmail i Hotmail;
• narzędziem do rozmów wideo, głosowych i tekstowych Microsoft Teams;
• kontaktami;
• innymi usługami Microsoft jak SharePoint (ułatwia planowanie harmonogramu pracy np. zespołu roboczego).

Polska wersja językowa to także duże udogodnienie w codziennej pracy.  

Aplikacje online Microsoft 365 to doskonałe wsparcie administracji

Jak wykorzystać możliwości kalendarza Outlook? Wszystko zależy od tego czego potrzebujesz.  

Po pierwsze do kalendarza Outlook możesz wprowadzić każde zdarzenie, skategoryzować i ustawić przypomnienia. Dzięki temu nigdy więcej nie znajdziesz się w sytuacji, w której zapomnisz o zbliżającym się terminie np. przeglądu klimatyzacji w biurze, wypowiedzeniu umowy z dostawcą, z którym planujesz zakończyć współpracę czy przedłużeniu umowy ze szkołą językową. Co więcej, skany tych dokumentów możesz przechowywać w usłudze OneDrive, a link z dostępem umieścić w wydarzeniu, aby ich później nie szukać.

Platforma Microsoft 365 umożliwia współdzielenie kalendarza

Po drugie, dzięki temu, że Microsoft 365 to rozwiązanie chmurowe, możliwy jest podgląd kalendarzy innych pracowników. To kolejne z rozwiązań, które ułatwia pracę oraz planowanie. Współpracownicy, którym udostępnisz swój kalendarz, będą mieli wgląd w Twój bieżący harmonogram, ale to Ty zdecydujesz o poziomie nadania dostępu. Możesz dać im uprawnienia umożliwiające tylko zobaczenie informacji o twojej niedostępności/ dostępności lub możesz udostępnić szczegóły (gdzie, z kim, w jakim celu spotykasz się). Wykorzystanie tej opcji w rezultacie może pomóc w sprawniejszym koordynowaniu prac zespołu, czy planowaniu wspólnych przedsięwzięć lub spotkań na najbliższe tygodnie.  

Microsoft 365, a usługa zarządzania kalendarzem innej osoby

Na linii przełożony – podwładny czasem zachodzi potrzeba udzielenia pełnomocnictwa do zarządzania kalendarzem. Jest to możliwe dzięki usłudze Microsoft Exchange. Także w tym przypadku masz możliwość zdefiniowania poziomu uprawnień, które nadajesz: od zwykłego podglądu, przez opcję edycji, po otrzymywanie kopii korespondencji mailowej dotyczącej Twoich spotkań. W ten sposób ułatwiasz życie nie tylko sobie, ale przede wszystkim wspierającej Cię w codziennych obowiązkach asystentce/-owi!  

Zarządzanie spotkaniami w kalendarzu Outlook jest bardzo proste

Organizujesz spotkanie? Dzięki opcji Asystent Planowania, dostępnej w kalendarzu Outlook, sprawnie dobierzesz dogodny termin spotkania oraz sprawdzisz dostępność sali, a jeśli spotkanie ma się odbyć on-line, jednym kliknięciem dodasz link do aplikacji Microsoft Teams, który otrzymają wszyscy uczestnicy. Innymi słowy, nie musisz kontaktować się z każdym z uczestników z osobna, by ustalać ich dostępność i przekazać informacje organizacyjne. Jest to bardzo wygodnie, zwłaszcza gdy musi w nim uczestniczyć więcej osób z różnych działów. Co więcej, tworząc wydarzenie, możesz dołączyć pliki (np. dokumenty Word, tabele w arkuszu Excel) lub linki do tych plików zamieszczonych w chmurowej usłudze OneDrive, czy rozpisać agendę w samej wiadomości wysyłanego zaproszenia.  

Nastąpiła nagła zmiana planów? Inteligentna usługa wesprze Cię nie tylko w ponownym znalezieniu dogodnego czasu, ale i jednym kliknięciem wyślesz aktualizację do wszystkich partycypujących w wydarzeniu. Szacunek i ukłon w stronę recepcjonistek i asystentek, które w przeszłości nie mogły liczyć na takie rozwiązania technologiczne w swojej pracy! 😊  

Jeśli w firmie występują cykliczne spotkania, wówczas możesz na stałe zarezerwować wycinek czasu (slot), np. godzinne spotkanie odbywające się w każdy poniedziałek od 10, w kalendarzach uczestników. Takimi cyklicznymi spotkaniami może być np. podsumowanie miesiąca działu handlowego lub pracując w metodyce Scrum - tzw. daily (od: The Daily Scrum).  

Zaawansowane zabezpieczenia w chmurze

Firma Microsoft doskonale zdaje sobie sprawę, że ochrona danych klientów jest szalenie ważna. Dlatego Microsoft 365 zapewnia silną ochronę zwłaszcza przed atakami Ransomware — złośliwego oprogramowania, które blokuje dostęp do systemów lub plików do momentu, kiedy użytkownik wpłaci żądany okup. Dlatego, jeśli nasza firma nie posiada zaawansowanej polityki ochrony czy polityki backupu, bezpiecznie jest korzystać z rozwiązań Microsoft 365, a zwłaszcza aplikacji Outlook i jej funkcji. Równocześnie należy zauważyć, że Microsoft zabezpiecza jedynie swoją infrastrukturę IT. O bezpieczeństwie danych nie będących na platformie firma powinna zadbać samodzielnie. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule >>> 5 argumentów za robieniem backupu platformy Microsoft 365

Inteligentne usługi online w chmurze  

Dobrze prowadzany kalendarz ułatwi pracę nie tylko Tobie, ale również Twoim współpracownikom i przełożonym. Bez względu na to, czy pracujesz w firmie zatrudniającej 5, czy 500 osób 😊 A kalendarz prowadzony w Outlooku dostępnym na platformie Microsoft 365 dodatkowo usprawni i zautomatyzuje czynności, które wcześniej trzeba było robić ręcznie.  

Chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej o platformie Microsoft 365?

Wysłuchaj 37 podcastu, gdzie Żaneta (gospodyni podcastu) rozmawia z Piotrem, który jest Administratorem Systemów i specjalizuje się we wdrażaniu platformy w firmach naszych klientów. TUTAJ >>>

‍