Mapowanie procesów przed wdrożeniem ERP lub CRM

Kiedy wyślesz zapytanie ofertowe do dostawcy ERP lub CRM, w odpowiedzi dostaniesz pytanie o wymagania, jakie ma spełniać system. Teoretycznie każdy mniej więcej wie, jak działa firma, w której pracuje. Jednak w tym przypadku teoretycznie i mniej więcej to słowa klucze – często wywołujące więcej szkody niż pożytku. W końcu to, co nam się wydaje, nie zawsze jest odzwierciedleniem rzeczywistości.

W tym artykule:

1. Poznasz 3 powody, dlaczego warto zrobić mapowanie procesów przed wdrożeniem ERP lub CRM

2. Dowiesz się, jak określić, który proces powinien być poddany mapowaniu lub automatyzacji w pierwszej kolejności - lista kontrolna

Łatwiejsze określenie wymagań względem nowego systemu

Celem mapowania procesów może być przygotowanie firmy do wdrożenia systemu typu ERP lub CRM. Przy tak jasno sprecyzowanym celu, cały projekt mapowania będzie skupiał się na wyszukaniu i uwzględnieniu kluczowych informacji - określeniu przebiegu procesów oraz występujących w ich ramach zależności między: ludźmi w danym dziale, z innymi działami lub z zewnętrznymi podmiotami.  

Co więcej, mapowanie procesów obnaży problemy występujące w procesie np. wąskie gardła, zdublowane kroki, brak jasno określonej osoby odpowiedzialnej za proces itd. Dzięki temu będziemy mieć klarowny obraz, jak proces wygląda teraz i jak (lepiej, bez powielania ww. problemów) powinien wyglądać w przyszłości – w nowym systemie.

W wyniku mapowania procesu powstaje rzetelna dokumentacja zawierająca diagramy (mapy), metryki i opis poszczególnych procesów, co de facto jest dokładnie opracowanymi wymaganiami systemowymi, o które pyta dostawca ERP-a lub CRM-u. Tak przygotowana dokumentacja ułatwia wszystkim (zarówno ludziom w samej organizacji oraz dostawcom systemów) zrozumienie jak działa organizacja i jakie są jej rzeczywiste potrzeby tych procesów.  

Łatwiejsze określenie stopnia istotności poszczególnych funkcji nowego systemu dla firmy

Dobrze opracowana dokumentacja pozwala na łatwiejsze określenie, które funkcje nowego systemu są najistotniejsze - must have, będą tylko miłym dodatkiem - nice to have lub są całkowicie niepotrzebne dla naszej organizacji – won’t.

Dzięki takiej gradacji możemy też precyzyjnie zdefiniować stopień personalizacji systemu, a tym samym możliwe, że zmniejszyć koszty pisania kodu pod nowe funkcje. Równocześnie mamy pewność, że to co istotne, z punktu widzenia naszej organizacji, na pewno znajdzie się w systemie.

Łatwiejsze podjęcie decyzji o sposobie podziału wdrożenia projektu

Organizacja, z różnych powodów, może chcieć wdrożyć system ERP lub CRM, dzieląc wdrożenie na etapy. Pierwszy powód to oczywiście finansowy. Usługa samego dobrania odpowiedniego ERP-a do potrzeb danego przedsiębiorstwa, w specjalistycznych firmach kosztuje nawet kilkanaście tysięcy złotych. Skoro sama decyzja o wyborze systemu jest trudna i dodatkowo niesie za sobą olbrzymie konsekwencje, to co dopiero zakup i jego wdrożenie.

Drugi to zmiana zachowania pracowników, czyli ich adaptacja do używania nowego systemu. Wdrożenie systemu na początku w jednym, dwóch działach jest łatwiejsze niż jego implementacja od razu w całej firmie.

Jak wybrać proces, który powinien być poddany mapowaniu lub automatyzacji w pierwszej kolejności?

Wybór procesów do zmapowania lub zautomatyzowania może być trudny. Dlatego przygotowaliśmy listę pytań, które mogą ułatwić podjęcie decyzji - lista kontrolna.

Wybierz jeden z procesów występujący w firmie. Następnie odpowiadając na poniższe pytania, oceń go w skali od 1 do 5 punktów. Zsumuj punkty. Proces o największej liczbie punktów prawdopodobnie powinien być zmapowany / zautomatyzowany w pierwszej kolejności.  

Obszar 1. Wpływ na biznes.

1. Jak bardzo proces jest ważny dla kluczowych interesariuszy i kierownictwa wyższego szczebla?
   

2. Jak bardzo kluczowe znaczenie ma proces tzn. dużą wartość przynosi dla organizacji?  
   

3. Jak duży jest potrzebny zakres integracji?  
   Czytaj: Jak dużo wymaganych jest punktów integracji z istniejącymi systemami korporacyjnymi?  
   Im więcej tym ocena punktowa powinna być wyższa.
   

Obszar 2. Dojrzałość procesu.

4. Proces – jak dobrze rozumiane są wejścia, przekształcenia i wyjścia procesu?
   Im proces jest mniej zrozumiały, tym ocena punktowa powinna być wyższa.  

5. Ludzie – jak dobrze zidentyfikowani są wszyscy kluczowi interesariusze / użytkownicy zaangażowani w proces?  
   Im poziom identyfikacji jest mniejszy, tym ocena punktowa powinna być wyższa.
   

6. Technologia – jak dużo jest miejsc, gdzie praca człowieka może zostać zastąpiona pracą robota lub innej aplikacji.
   Im więcej, tym ocena punktowa powinna być wyższa.  

Obszar 3. Złożoność.

7. Jaka wysoka jest liczba czynności w procesie?
   

8. Jak dużo jest pól wymaganych w interfejsie użytkownika i walidacji?
   

9. Jak duża jest złożoność i liczba reguł biznesowych?
   

10. Jak dużo w procesie jest punktów, które wymagają powiadomienia innych interesariuszy?
    

Mapowanie procesów powinno być nieodłącznym elementem wdrożenia każdego systemu ERP lub CRM. Zupełnie tak jak kiedyś kompas i mapa były nieodłącznym elementem podróży. W końcu to system informatyczny ma być dla ludzi i ułatwiać ich codzienną pracę.

Pamiętaj również, że mapowanie procesów dostarcza informacji i skłania do przemyśleń na temat panujących procesów. To dobry, oparty na faktach, początek do dalszych rozmów i działań usprawniających sprzedaż. Dlatego w Engave, stworzyliśmy produkt, w postaci profesjonalnej usługi konsultingowej Mapowania Procesów Sprzedażowych, dzięki której na diagramach i metryczkach zobaczysz czytelny obraz aktywności w swoim dziale sprzedaży.

Nie wiesz, którego ERP-a wybrać? Skorzystaj z naszej wyszukiwarki ERP-ów.

‍